Fagansvarlig arkivar/dokumentforvalter
Er du vår nye fagansvarlig arkivar/dokumentforvalter i avdeling Økonomi og personal?
Informasjon
om stillingen:
Stillingstype: Fagansvarlig som arkivar/dokumentforvalter
Arbeidssted: Oslo
Søknadsfrist: 8/12-24
Nasjonalbiblioteket søker etter fagansvarlig arkivar / dokumentforvalter i fast stilling i avdeling Økonomi og personal.
En av våre medarbeidere går over i pensjonistenes rekker og vi søker en positiv og fleksibel person som er opptatt av digitalisering, brenner fordokumentasjonsforvaltning og som ser viktigheten av å ta vare på arkiv for ettertiden.
Du som nyansatt skal være med å styrke og utvikle fagområdet i samarbeid med teamet.
Vi benytter Elements som sak- og arkivsystem og Microsoft 365 som felles delingsplattform.
Arkiv er organisert i Personalavdelingen med til sammen 8 medarbeidere og 3 av disse har arkiv som arbeidsområdet. Stillingen rapporterer til Personalsjef.
Arbeidsoppgaver
- daglig registrering av post fra alle kanaler
- internkontroll
- gjenfinning av dokumenter
- kontroll og publisering av offentlig journal og behandle innsynsbegjæringer
- bidra med innspill til rådgivning, veiledning og opplæring
- sikre gode rutiner og arbeidsprosesser i daglig arkivarbeid
- brukerstøtte og veiledning i organisasjonen, som utvikling av arbeidsrutiner og arbeidsflyter hos de forskjellige avdelingene etter deres behov
- videreutvikling og vedlikehold av Nasjonalbibliotekets arkivplan, herunder prosedyre for saksbehandling i alle ledd
- ansvarlig for å utvikle og vedlikeholde bevarings- og kassasjonsplan og arkivnøkkel
- ansvarlig for å vedlikeholde integrasjoner mellom Elements og tredjepart
- ansvarlig for testing ved oppgraderinger av arkivsystemet og ved endringer som påvirker daglig drift
- ansvarlig for å vedlikeholde og opprette maler
- faglig utvikling av arkiv sammen med kolleger
- dokumentasjonsforvaltning i henhold til gjeldende lover
Systemforvalteransvar herunder:
administrere brukere, brukertilganger, administrativ inndeling, tilgangskoder,
Kvalifikasjoner
- krav til bachelor i arkivvitenskap eller annen tilsvarende arkivfaglig utdanning
- minimum 3 års erfaring i bruk av Elements eller annet elektronisk arkivsystem
- erfaring med å utarbeide arkivplan, bevaring- og kassasjonsplan, arkivnøkkel
- erfaring med å vedlikeholde og opprette maler
- erfaring med arbeidsoppgavene vi har listet opp
- svært god IT-kompetanse og gjerne erfaring med digitale prosesser
- ønskelig med erfaring fra arkivtjeneste innen offentlig forvaltning og god kjennskap til relevant lovverk, forskrifter, standarder og god praksis innenfor fagområdet
- ønskelig med erfaring fra M365
- meget god muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk
Noe reisevirksomhet til Mo i Rana må påregnes.
Arbeidssted:Oslo
Personlige egenskaper
- gode samarbeidsevner, men også evne til å arbeide selvstendig
- evne til å ta initiativ
- stor arbeidskapasitet og motivasjon for å levere gode resultater sammen med andre
- faglig engasjert
- bidrar til et godt arbeidsmiljø
Personlig egnethet vil bli tillagt vekt.
Vi tilbyr en variert jobb med selvstendige oppgaver. Godt fagmiljø og gode kolleger. Fast stilling i stillingskode 1434 rådgiver. Stillingen lønnes fra ltr. 62 – 66 som fortiden utgjør kr. 604 900 – 646 000 pr år. For spesielt kvalifiserte søkere kan høyere lønn vurderes. Fleksibel arbeidstid – sommer- og vintertid. Sentral beliggenhet på Solli plass. Mulighet for trening i arbeidstiden. Medlemskap i Statens Pensjonskasse.
Arbeidssted Henrik Ibsens gate 110, 0255 Oslo. Nøkkelinformasjon: Arbeidsgiver: Nasjonalbiblioteket Referansenr.: 4886665780 Stillingsprosent: 100% Fast søknadsfrist: 08.12.2024
Om bedriften
Nasjonalbiblioteket er en av landets største og viktigste kulturinstitusjoner, og en av de fremste kildene til kunnskap om Norge og norske forhold. Med forankring i pliktavleveringsloven samler og bevarer vi det som er publisert i Norge innenfor alle medietyper, som bøker, tidsskrifter, aviser, musikk, film, foto, i kringkasting og på nett. I kraft av samlingen og ved å gjøre den tilgjengelig via digitale tjenester, danner Nasjonalbiblioteket grunnlag for dokumentasjon, forskning og læring, og bidrar til å skape identitet og tilhørighet.
Nasjonalbiblioteket skal bidra til å videreutvikle norske bibliotek som aktive og aktuelle samfunnsinstitusjoner, og har som mål å være et av Europas mest spennende og moderne nasjonalbibliotek.
Vi har ca. 600 ansatte i Oslo og Mo i Rana, og et budsjett på 680 millioner kroner.
Nasjonalbiblioteket ønsker å gjenspeile mangfoldet i befolkningen, og deltar i regjeringens inkluderingsdugnad. Vi oppfordrer derfor kvalifiserte kandidater til å søke, uavhengig av alder, kjønn, funksjonsevne, etnisk bakgrunn, seksuell legning eller hull i CV. Arbeidsforholdene vil bli lagt til rette for medarbeidere med nedsatt funksjonsevne.
Opplysninger om nedsatt funksjonsevne eller hull i CV kan bli brukt til registreringsformål. Navn på alle søkere kan bli offentliggjort selv om søker har bedt om ikke å bli ført opp på den offisielle søkerlista, jf. Offentleglova § 25. Kopi av attester og vitnemål må vedlegges søknaden, og originaler fremlegges ved intervju.